1 Operator serwisu i kontakt

1.1. Operatorem torpedoevent.pl i administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu jest Stowarzyszenie Torpedo Event, ul. Zachodnia 1L, 64-000 Kościan, KRS 0001165429, NIP 6981870292, REGON 541356034, dalej Stowarzyszenie lub Administrator.

1.2. W sprawach cookies, ustawień prywatności i danych osobowych można kontaktować się pod adresem torpedoevent@gmail.com, telefonicznie pod numerem 605 363 453 lub pisemnie na adres siedziby. Informacje o danych zgłoszeń, uczestników, publicznych listach, wynikach, zdjęciach i newsletterze zawierają również Polityka prywatności i Klauzula informacyjna RODO Torpedo Event.

1.3. Polityka wyjaśnia zasady przechowywania i odczytywania informacji na urządzeniu użytkownika, w tym komputerze lub telefonie. Zastosowanie poszczególnych narzędzi zależy od rzeczywistej konfiguracji serwisu i funkcji wybranych przez użytkownika. Opis kategorii nie oznacza, że każda z nich jest używana.

2 Czym są cookies i podobne technologie

2.1. Cookies to niewielkie informacje zapisywane przez serwis w przeglądarce i odczytywane przy kolejnych żądaniach. Mogą służyć utrzymaniu sesji, zapamiętaniu wyboru albo rozpoznawaniu przeglądarki. Zapis może być związany z domeną odwiedzanego serwisu lub zewnętrznego dostawcy.

2.2. Polityka obejmuje także podobne sposoby zapisu lub odczytu informacji, w szczególności localStorage, sessionStorage, piksele i identyfikatory używane przez osadzone narzędzia, w zakresie objętym przepisami o urządzeniu końcowym. Zastosowanie innej nazwy lub technologii nie zwalnia automatycznie z obowiązku informacji i zgody.

2.3. Informacje mogą obejmować identyfikator sesji lub przeglądarki, ustawienia, stan zgody, adres IP, informacje o urządzeniu, odwiedzone podstrony i wykonane działania, zależnie od narzędzia. Jeżeli pozwalają zidentyfikować osobę bezpośrednio lub pośrednio, są danymi osobowymi. Obowiązek dotyczący zapisu i odczytu informacji na urządzeniu może istnieć także wtedy, gdy informacja nie jest daną osobową.

3 Cele i kategorie technologii

3.1. Niezbędne. Technologie konieczne do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą służyć na przykład utrzymaniu wymaganej sesji formularza, zabezpieczeniu przesyłania zgłoszenia, obsłudze żądanej transakcji albo zapamiętaniu wyboru prywatności. Korzystanie z wyjątku od zgody wymaga rzeczywistej konieczności do wskazanej funkcji. Sama wygoda Administratora lub dostawcy nie wystarcza.

3.2. Ustawienia opcjonalne. Narzędzia zapamiętujące dodatkowe preferencje lub uruchamiające dodatkowe funkcje, które nie są konieczne do żądanej usługi, wymagają zgody, jeżeli zapisują lub odczytują informacje objęte tym obowiązkiem. Preferencja może korzystać z wyjątku tylko w zakresie faktycznie koniecznym do funkcji wyraźnie zamówionej przez użytkownika.

3.3. Statystyki. Jeżeli udostępniamy narzędzia analizujące odwiedziny, przejścia między podstronami lub skuteczność zapisów za pomocą technologii wymagających zgody, uruchamiamy je dopiero po jej udzieleniu dla tego celu. Określenie statystyki jako anonimowej lub ograniczenie adresu IP nie przesądzają samoistnie o braku obowiązku uzyskania zgody na zapis lub odczyt informacji na urządzeniu.

3.4. Marketing i treści zewnętrzne. Jeżeli stosujemy technologie mierzące reklamy, tworzące profile zainteresowań, ponownie kierujące reklamy albo osadzające zewnętrzne filmy, mapy lub moduły społecznościowe, ujawniamy właściwy cel i dostawcę przed ich uruchomieniem. Narzędzia te wymagają uprzedniej zgody w zakresie, w którym nie spełniają ustawowego wyjątku. Odrębne cele otrzymują odrębny wybór; nazwa funkcji nie zastępuje oceny jej działania.

4 Podstawy prawne

4.1. Zapis i odczyt informacji na urządzeniu regulują art. 399 i 400 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Wymagana zgoda jest uprzednia, dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Wyjątek z art. 399 ust. 3 dotyczy wyłącznie czynności koniecznych do transmisji komunikatu lub usługi żądanej przez użytkownika.

4.2. Jeśli informacje stanowią dane osobowe, ich dalsze przetwarzanie podlega także rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, dalej RODO. Dane z dobrowolnie wybranej analityki lub marketingu przetwarzamy dla ujawnionego celu na podstawie zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Uzasadniony interes nie zastępuje zgody wymaganej na zapis lub odczyt informacji na urządzeniu.

4.3. Dane niezbędne do bezpieczeństwa i diagnostyki serwisu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest zapewnienie działania strony, zapobieganie nadużyciom i ochrona danych. Minimalne informacje o wyborze i jego wycofaniu służą wykazaniu prawidłowości działań oraz respektowaniu ustawień. Dane formularza, udziału i rozliczenia mają własne cele i podstawy opisane w Polityce prywatności. Wyjątek od zgody na cookies nie wyłącza obowiązków RODO.

5 Wybór zgody i odmowa

5.1. Gdy stosujemy opcjonalne technologie wymagające zgody, przed ich uruchomieniem wyświetlamy informację i panel wyboru. Użytkownik może wybrać wszystkie dostępne cele, odmówić wszystkich opcjonalnych celów lub zapisać własne ustawienia. Opcje wymagające zgody są początkowo wyłączone; wybór musi wynikać z działania użytkownika.

5.2. Wybór pozostawienia wyłącznie niezbędnych technologii jest dostępny na pierwszym poziomie komunikatu. Podstawowe przeglądanie strony i obsługa zapisów nie są uzależnione od zgody na statystyki ani marketing. Dodatkowa treść zewnętrzna może wymagać zgody na jej konkretnie opisane działanie; wyjaśniamy to przy tej treści.

5.3. Samo wejście na stronę, przewijanie, dalsze przeglądanie, zamknięcie komunikatu lub brak działania nie stanowią zgody. Domyślne ustawienie przeglądarki dopuszczające cookies nie oznacza samo w sobie świadomej zgody na wszystkie narzędzia i cele serwisu.

5.4. Zgoda na cookies jest odrębna od akceptacji regulaminów, zapisu na newsletter, podania danych do udziału i zgody na publikowanie wizerunku. Odmowa cookies marketingowych nie wypisuje z newslettera, a zgoda na newsletter nie uruchamia automatycznie śledzenia w serwisie. Przy wykorzystywaniu wyłącznie technologii objętych wyjątkiem nie prosimy o pozorną zgodę na ich niezbędne działanie.

6 Szczegółowy wykaz narzędzi

6.1. Dla faktycznie używanych cookies i podobnych technologii udostępniamy wykaz pozwalający ustalić nazwę lub wzorzec identyfikatora, rodzaj technologii, domenę, dostawcę, cel, kategorię, zakres danych, czas działania oraz moment uruchomienia. Wskazujemy także dostęp osób trzecich i odpowiednie informacje dostawcy. Wykaz stanowi załącznik 1 oraz informację dostępną przy wyborze ustawień.

6.2. Dla narzędzia przekazującego dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, dalej EOG, ujawniamy również odbiorcę lub jego kategorię, państwo i podstawę przekazania oraz miejsce informacji o zabezpieczeniach. Informacje są dostępne przed decyzją użytkownika. Nowego narzędzia lub celu wymagającego zgody nie uruchamiamy w oparciu o zgodę na wcześniej opisany, inny zakres.

7 Zmiana ustawień i wycofanie zgody

7.1. Ustawienia opcjonalnych technologii można zmienić lub zgodę wycofać w każdym czasie przez odnośnik „Ustawienia cookies” dostępny w serwisie. Wycofanie jest bezpłatne, równie łatwe jak udzielenie zgody i nie wymaga konta. Można również zwrócić się do Stowarzyszenia, jeśli mechanizm nie działa lub sprawa wymaga pomocy.

7.2. Wycofanie kończy dalsze uruchamianie objętych nim narzędzi i dalsze przetwarzanie oparte na tej zgodzie. Nie wpływa na zgodność wcześniejszych czynności. W zakresie naszej kontroli wyłączamy odpowiednie mechanizmy i usuwamy zbędne identyfikatory; przekazujemy zmianę właściwym odbiorcom, jeżeli wymaga tego sposób działania narzędzia lub RODO. Nie zastępujemy cofniętej zgody inną podstawą dla tego samego celu.

7.3. Zmiana w panelu nie zawsze usuwa technicznie wszystkie zapisy powstałe na domenach zewnętrznych; można je dodatkowo usunąć w przeglądarce lub ustawieniach dostawcy. Nie ogranicza to naszych obowiązków dotyczących danych i respektowania rezygnacji. Zgoda lub odmowa zwykle dotyczą konkretnej przeglądarki i urządzenia; dla innego urządzenia może być potrzebny osobny wybór.

8 Czas działania i przechowywanie

8.1. Technologie sesyjne służą określonej sesji korzystania z usługi. Technologie trwałe mają czas ważności ustalony w konfiguracji, a część zapisów wymaga określonej reguły usunięcia. Dla każdego używanego narzędzia podajemy rzeczywisty okres lub regułę w wykazie, w tym sposób ewentualnego odnawiania czasu. Sam podział na sesyjne i trwałe nie zastępuje szczegółowej informacji.

8.2. Okres działania zapisu na urządzeniu i okres zachowania danych przez Administratora lub dostawcę mogą być różne. Dla opcjonalnego przetwarzania obowiązuje także wcześniejsze wycofanie zgody, zakończenie ujawnionego celu lub krótszy właściwy okres. Informacje o retencji dostawcy udostępniamy przy danym narzędziu.

8.3. Minimalny dowód zakresu, daty i sposobu wyboru oraz wycofania zachowujemy, jeśli jest potrzebny do rozliczalności lub konkretnych roszczeń, przez czas rzeczywistej potrzeby, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem jest wykazanie prawidłowości działań i respektowanie rezygnacji. Bieżące logi diagnostyki i bezpieczeństwa przechowujemy do 90 dni; wybrane zapisy o incydencie mogą być zachowane przez czas jego wyjaśnienia i właściwych roszczeń. Szczegóły opisuje Polityka prywatności.

9 Płatności, galerie i inne usługi zewnętrzne

9.1. Przy przejściu zwykłym odnośnikiem na stronę zewnętrzną zasady zapisu i odczytu na tej stronie określa jej operator. Osadzony element może natomiast przekazywać dane jego operatorowi już podczas wyświetlenia torpedoevent.pl. W takim przypadku oceniamy jego działanie, podstawę, niezbędność i wymaganą zgodę, zamiast traktować go jak zwykły link.

9.2. Jednym z możliwych operatorów płatności jest Tpay, prowadzony przez Krajowy Integrator Płatności S.A., plac Andersa 3, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579. Operator jest wskazywany przed zatwierdzeniem płatności; jego informacje są dostępne pod adresem https://tpay.com/polityka-prywatnosci. Tpay przetwarza dane w ramach własnej usługi płatniczej jako odrębny administrator. Polityka Torpedo Event nie jest zgodą na wszystkie technologie lub marketing operatora.

9.3. Moduł płatniczy osadzony w serwisie wymaga oceny rzeczywiście niezbędnych elementów do żądanej transakcji. Reklama lub dodatkowe śledzenie nie stają się niezbędne tylko przez umieszczenie w takim module. Własne galerie zdjęć i publikacja wizerunku podlegają także odrębnym zasadom RODO; osadzenie zewnętrznej galerii, filmu lub modułu społecznościowego oceniamy dodatkowo pod kątem przekazywanych danych i technologii.

10 Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

10.1. Dane mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące serwis, dostawcy hostingu, utrzymania strony i bezpieczeństwa, panelu zgód oraz faktycznie udostępnionych narzędzi. Dostawca działający w naszym imieniu podlega właściwym ustaleniom powierzenia z art. 28 RODO. Podmioty realizujące własne cele mogą być odrębnymi administratorami; jeżeli zachodzi współadministrowanie, udostępniamy wymagane informacje. Właściwe role i odbiorców wskazujemy przy narzędziu.

10.2. EOG obejmuje państwa Unii Europejskiej, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Dla przekazania poza EOG potrzebna jest właściwa podstawa z rozdziału V RODO, na przykład obowiązująca decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule umowne z wymaganą oceną i dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne. Sama siedziba dostawcy w EOG nie przesądza o miejscu całego przetwarzania.

10.3. Informacja o konkretnym narzędziu wskazuje podstawę przekazania i sposób uzyskania informacji lub kopii zabezpieczeń, jeśli taki transfer występuje. Można również zwrócić się na adres Administratora. Zgoda na cookies nie stanowi ogólnej zgody na dowolne przekazanie danych do dowolnego państwa ani na przekazywanie bazy uczestników sponsorom.

11 Prawa użytkownika i kontakt w sprawie danych

11.1. Jeżeli informacje są danymi osobowymi, na warunkach RODO przysługują prawa dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia oraz przenoszenia danych dostarczonych przez osobę, gdy są przetwarzane automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Zgodę można wycofać w każdym czasie. Przy przetwarzaniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga takiego uzasadnienia.

11.2. Wniosek można skierować na torpedoevent@gmail.com lub adres siedziby. Pomocne są informacje o narzędziu i zapisie, którego dotyczy żądanie. Nie zbieramy dodatkowych danych wyłącznie w celu identyfikacji użytkownika, jeśli RODO tego nie wymaga; przy uzasadnionej wątpliwości stosujemy proporcjonalną weryfikację. Co do zasady odpowiadamy bezpłatnie w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące w warunkach RODO i poinformowania o powodach w pierwszym miesiącu.

11.3. Można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; aktualne sposoby wniesienia skargi opisuje https://uodo.gov.pl. Pełny zakres praw, ich warunki i ograniczenia wskazują Polityka prywatności oraz Klauzula informacyjna RODO Torpedo Event.

12 Ustawienia przeglądarki i aktualizacja Polityki

12.1. W ustawieniach prywatności przeglądarki można kontrolować dane witryn, usuwać cookies i inne zapisy oraz blokować określone technologie, w tym cookies zewnętrzne, zależnie od programu. Usunięcie zapisu wyboru może spowodować ponowne wyświetlenie panelu. Nie oznacza to nowej zgody; do jej udzielenia potrzebny jest nowy świadomy wybór.

12.2. Zablokowanie technologii rzeczywiście niezbędnej może uniemożliwić działanie określonej żądanej funkcji, na przykład utrzymanie sesji formularza. Usunięcie cookies nie usuwa automatycznie danych zgłoszenia, dokumentów rozliczeniowych ani zapisu do newslettera. Nie zastępuje także żądania dotyczącego opublikowanego zdjęcia.

12.3. Aktualizujemy Politykę i wykaz, gdy zmieniają się narzędzia, cele, dostawcy, okresy lub przepisy. Wskazujemy wersję i datę. Zmiana wymagająca nowej zgody jest przedstawiana przed uruchomieniem odpowiedniej technologii; wcześniejszy wybór nie obejmuje automatycznie nowych celów. Aktualna treść i ustawienia prywatności są udostępniane w serwisie.

Podstawy i źródła

Prawo komunikacji elektronicznej, art. 399 i 400: https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1221/ogl

RODO, w szczególności art. 5–7, 12–22, 28 i rozdział V: https://uodo.gov.pl/pl/file/727

EROD, raport grupy dotyczącej banerów cookies, styczeń 2023 r.: https://www.edpb.europa.eu/system/files/2023-01/edpb_20230118_report_cookie_banner_taskforce_en.pdf

TSUE, Planet49, wyrok z 1 października 2019 r., C-673/17: https://curia.europa.eu/juris/documents.jsp?num=C-673%2F17

Tpay, informacje o przetwarzaniu danych: https://tpay.com/polityka-prywatnosci

Załącznik 1 Wykaz cookies i podobnych technologii

Do uzupełnienia przed publikacją na podstawie audytu działającej konfiguracji. Ten formularz nie zawiera potwierdzonych cookies serwisu. Brak wpisów nie oznacza, że strona nie używa takich technologii. Gotowy wykaz należy udostępnić razem z Polityką oraz w panelu przed wyborem zgody.

Data audytu i wersja konfiguracji  ________________________________________

Osoba lub podmiot wykonujący audyt  _____________________________________

Dla każdego faktycznego zapisu albo narzędzia należy dodać osobny wpis. Nazwy zmienne można opisać jednoznacznym wzorcem. Nie należy ujawniać rzeczywistych wartości identyfikatorów konkretnego użytkownika.

Nazwa i rodzaj	Dostawca i domena	Cel i dane	Okres i uruchomienie
Nazwa lub wzorzec klucza; cookie, localStorage, sessionStorage lub inne narzędzie.	Pełna nazwa podmiotu, domena zapisu lub odczytu i dostęp osób trzecich.	Konkretny cel, kategoria i rodzaje informacji zapisywanych lub przekazywanych.	Rzeczywisty czas lub reguła usunięcia; odnawianie; zgoda albo uzasadniony wyjątek.
Do uzupełnienia po audycie	Do uzupełnienia po audycie	Do uzupełnienia po audycie	Do uzupełnienia po audycie

Przy każdym narzędziu trzeba dodatkowo udostępnić informacje o roli dostawcy, jego polityce prywatności, czasie przechowywania zebranych danych oraz ewentualnym przekazaniu poza EOG: państwie, odbiorcy i właściwej podstawie lub zabezpieczeniach. Można połączyć wpis z wyraźnie wskazaną informacją szczegółową danego narzędzia.

Zakres sprawdzenia

Sprawdzić stronę główną, podstrony wydarzeń, listy i galerie, formularze, newsletter, wybraną metodę płatności oraz osadzone treści. Powtórzyć sprawdzenie przed jakimkolwiek wyborem, po odmowie, po zgodzie na poszczególne cele i po wycofaniu. Sprawdzić także pamięć przeglądarki i połączenia z dostawcami, a nie tylko listę widocznych cookies.

Jeżeli audyt potwierdzi wyłącznie technologie objęte wyjątkiem, opublikować ich rzeczywisty wykaz i informację o działaniu; usunąć z panelu nieużywane cele opcjonalne. Jeżeli użyto narzędzi opcjonalnych, wykaz i panel muszą uwzględniać je przed uruchomieniem. Nie kopiować typowych nazw cookies lub okresów z cudzej strony.

Załącznik 2 Panel zgód i wdrożenie

Materiał dla osoby wdrażającej serwis. Wariant komunikatu należy wybrać po uzupełnieniu wykazu. Przyciski i odnośniki muszą działać zgodnie z ich opisem; sam tekst Polityki nie blokuje narzędzi ani nie zbiera zgody.

Komunikat przy narzędziach opcjonalnych

„Używamy cookies i podobnych technologii niezbędnych do działania strony oraz opcjonalnych narzędzi opisanych w ustawieniach. Opcjonalne cele uruchomimy po Twoim wyborze. Możesz pozostawić tylko niezbędne, zaakceptować dostępne cele albo wybrać własne ustawienia. Decyzję zmienisz przez Ustawienia cookies. Szczegóły znajdziesz w Polityce cookies i Polityce prywatności.”

Przyciski na pierwszym poziomie: „Tylko niezbędne”, „Akceptuję wszystkie”, „Wybieram ustawienia”. Obok odnośniki do obu polityk. Kategorie oraz dostawcy w panelu odpowiadają wyłącznie narzędziom rzeczywiście dostępnym. Przycisk zapisu własnego wyboru: „Zapisuję ustawienia”.

Wariant wyłącznie dla technologii niezbędnych

„Ta strona korzysta z cookies lub podobnych technologii niezbędnych do wskazanych funkcji, opisanych w Polityce cookies. Informacje o danych i ustawieniach przeglądarki znajdziesz w Polityce cookies oraz Polityce prywatności.” Tego wariantu można użyć tylko po potwierdzeniu rzeczywistego wyjątku dla każdego narzędzia. Nie należy dodawać przycisku sugerującego wymaganą zgodę na takie działanie.

Sprawdzenie wdrożenia

1. Blokowanie przed wyborem. Ustawić blokadę narzędzi wymagających zgody przed zapisem, odczytem lub przekazaniem danych. Sam tryb bez plików cookie albo przeniesienie śledzenia na serwer nie przesądzają o zgodności; sprawdzić rzeczywiste operacje i przepływy danych.

2. Rzeczywisty wybór. Pozostawić cele opcjonalne wyłączone. Odmowa na pierwszym ekranie i zapis własnego wyboru mają być łatwo dostępne. Nie ukrywać odmowy, nie utrudniać jej ani nie dodawać nieużywanych dostawców do zgody.

3. Wycofanie i dowód. Zapewnić działający odnośnik Ustawienia cookies, przekazanie zmiany narzędziom i respektowanie wcześniejszej odmowy. Zachować tylko potrzebny dowód wersji informacji, czasu i zakresu wyboru; nie zbierać w tym celu danych ponad potrzebę.

4. Ocena niezbędności. Udokumentować konkretną funkcję żądaną przez użytkownika i dlaczego dany zapis lub odczyt jest do niej konieczny. Sprawdzić osobno formularz, zabezpieczenia, płatność i treści osadzone. Dodatkowy pomiar reklam nie korzysta z wyjątku tylko dlatego, że występuje w tym samym skrypcie.

5. Dostawcy i aktualizacja. Potwierdzić pełne dane dostawców, ich role, zakres dostępu, retencję, wymagane powierzenia i transfery. Po dodaniu wtyczki, zmianie osadzonej treści lub operatora powtórzyć sprawdzenie i uaktualnić wykaz przed zbieraniem nowych zgód.

6. Publikacja. Usunąć oznaczenie projektu dopiero po uzupełnieniu wykazu i sprawdzeniu konfiguracji. Opublikować treść główną wraz z gotowym załącznikiem 1; załącznik 2 zachować do wdrożenia. Podłączyć rzeczywiste odnośniki do polityk. Jeżeli nie ma panelu opisanego w rozdziale 7, wdrożyć go lub dostosować opis przed publikacją.