RODO – Torpedo Event

Klauzula informacyjna RODO Torpedo Event
Stowarzyszenie Torpedo Event
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przy zapisach, udziale w wydarzeniach i korzystaniu ze strony internetowej. Wyjaśnia także publiczną dostępność list, wyników, zdjęć i nagrań materiałów filmowych (dalej: nagrania) oraz prawa osób. Sama klauzula przekazuje informacje i nie jest zgodą na newsletter ani publikację indywidualnego wizerunku uczestnika wydarzeń.
1 Administrator i kontakt
1.1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Torpedo Event, ul. Zachodnia 1L, 64-000 Kościan, KRS 0001165429, NIP 6981870292, REGON 541356034, dalej: Stowarzyszenie lub Administrator. Informacja dotyczy prowadzenia strony internetowej torpedoevent.pl, kontaktu, zapisów uczestników i organizacji wydarzeń, rozliczeń, newslettera oraz publikowania danych i relacji z wydarzeń.
1.2. W sprawach ochrony danych, wycofania zgody lub realizacji praw można kontaktować się przez e-mail torpedoevent@gmail.com, telefonicznie pod numerem tel: 605 363 453 lub pisemnie na adres siedziby. Nie jest wymagany specjalny formularz.
1.3. Klauzula realizuje obowiązek informacyjny z art. 13, a w zakresie danych otrzymanych od innych osób także art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, dalej RODO. Dotyczy uczestników, osób zgłaszających udział, płatników, rodziców, opiekunów prawnych, reprezentantów drużyn, osób kontaktujących się ze Stowarzyszeniem i użytkowników strony.
2 Kategorie i źródła danych
2.1. Przy zapisach przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej i numer telefonu, a zależnie od wydarzenia także rocznik rok urodzenia lub niezbędną datę urodzenia, kategorię, dystans, numer startowy, nazwę pary, drużyny lub klubu, wybór pakietu, wynik i wymagane oświadczenia. Przy udziale dziecka przetwarzamy również dane rodzica lub opiekuna prawnego. Zakres wymagany do danego wydarzenia wskazujemy w jego formularzu; pełnej daty urodzenia nie zbieramy, jeśli wystarcza mniej szczegółowa informacja.
2.2. Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, lub od osoby zgłaszającej ją zgodnie ze swoim uprawnieniem, na przykład rodzica, opiekuna prawnego, kapitana, kierownika drużyny albo przedstawiciela klubu. Źródłem danych o płatności jest płatnik, bank lub operator płatności, a wyników sędziowie i obsługa rozgrywek lub pomiaru czasu. Fotografie i nagrania powstają podczas wydarzenia i pochodzą od osób dokumentujących je dla Stowarzyszenia.
2.3. Przetwarzamy również treść korespondencji, dane płatnika i nabywcy, kwotę, datę, identyfikator i status transakcji, informacje o zwrotach i reklamacji, adres newslettera oraz dowody zgód i ich wycofania. Przy korzystaniu ze strony mogą powstawać dane techniczne, w tym adres IP, czas połączenia, żądany adres strony, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz logi błędów. Fotografie i nagrania mogą obejmować rozpoznawalny wizerunek, a przy nagraniu dźwięku także głos.
2.4. Jeśli dane otrzymujemy od innej osoby, udostępniamy uczestnikowi informację o konkretnym źródle i kategoriach jego danych, w tym o ewentualnym pochodzeniu ze źródła publicznego. Robimy to w rozsądnym dla Administratora terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca, a gdy wcześniej kontaktujemy się z uczestnikiem lub ujawniamy dane odbiorcy, najpóźniej przy pierwszym takim kontakcie lub ujawnieniu, zgodnie z art. 14 RODO. Przekazanie klauzuli przez kapitana lub opiekuna prawnego służy dotarciu do uczestnika; zapewnienie skutecznego wykonania obowiązku pozostaje zadaniem Administratora.
3 Cele i podstawy prawne
3.1. Zgłoszenie i udział. Przyjmowanie zapisów, zawarcie i wykonanie umowy o udział, wydanie pakietu, niezbędne wiadomości organizacyjne, obsługa płatności, zwrotu i spraw związanych z umową opierają się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy lub żąda działań przed jej zawarciem.
3.2. Osoby niebędące stroną umowy. Dane takich uczestników oraz kapitanów, reprezentantów i osób kontaktowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie koniecznym do prawidłowej organizacji udziału, ustalenia kategorii, obsługi drużyn, pomiaru wyników i komunikacji. Interesem jest organizacja wydarzenia oraz wykonanie uzgodnień z osobą lub podmiotem zgłaszającym udział, z uwzględnieniem praw uczestnika, zwłaszcza dziecka.
3.3. Kontakt. Udzielenie odpowiedzi i prowadzenie zwykłej korespondencji stanowią uzasadniony interes z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W sprawach zawarcia lub wykonania umowy przez nadawcę stosujemy art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie potrzebnym do tej umowy.
3.4. Obowiązki prawne. Wymaganą dokumentację księgową i podatkową, ustawowe obowiązki związane z reklamacjami oraz wykonanie obowiązków ochrony danych opieramy na art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z właściwymi przepisami o rachunkowości, podatkach, ochronie konsumentów i RODO. Dane do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest wykazanie przebiegu sprawy i ochrona praw Stowarzyszenia.
3.5. Listy i wyniki. Niezbędna publikacja danych służących przejrzystości rywalizacji i udokumentowaniu wyników może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po ocenie konieczności i wyważeniu interesów. Zakres i ograniczenia wskazuje rozdział 4. Nie oznacza to uprawnienia do publikacji całego formularza zgłoszenia.
3.6. Fotografie i nagrania. Indywidualny wizerunek i rozpoznawalny głos publikujemy na podstawie odrębnej zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wraz z wymaganym zezwoleniem na rozpowszechnianie wizerunku. Relacja dokumentacyjna spełniająca warunki rozdziału 5 może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest udokumentowanie przebiegu wydarzenia i informowanie o działalności Stowarzyszenia.
3.7. Newsletter. Adres i dane związane z zapisem przetwarzamy na podstawie dobrowolnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w celu wysyłania newslettera Stowarzyszenia pocztą elektroniczną. Zgoda na ten kanał przesyłania informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego, jest zbierana zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
3.8. Działanie i bezpieczeństwo serwisu. Dane techniczne i logi służą wyświetlaniu strony, diagnostyce, przeciwdziałaniu nadużyciom i ochronie danych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem jest sprawne i bezpieczne działanie usług. Ta podstawa nie zastępuje wymaganej zgody na opcjonalne cookies lub inne technologie.
4 Publiczne listy i wyniki na stronie
4.1. Przed zgłoszeniem na wydarzenie wskazujemy, czy przewidziane są publiczna lista uczestników lub lista startowa i wyniki, gdzie zostaną zamieszczone oraz jakie pola będą widoczne. Na stronie torpedoevent.pl mogą być publikowane imię i nazwisko, numer startowy, kategoria, nazwa drużyny lub klubu i wynik, tylko w zakresie potrzebnym do identyfikacji udziału lub wyniku danego wydarzenia.
4.2. Publikacja na podstawie uzasadnionego interesu następuje po ocenie, czy celu nie można osiągnąć mniej ingerującym sposobem oraz czy prawa uczestnika nie przeważają nad interesem Administratora. W przypadku dzieci ograniczamy identyfikację i zakres publikacji stosownie do wieku, charakteru zawodów i ryzyka. Jeżeli imię i numer startowy wystarczają, nie ujawniamy nazwiska. Można zgłosić szczególną sytuację wymagającą ograniczenia publicznej identyfikacji.
4.3. W zwykłych publicznych listach i wynikach nie ujawniamy adresu zamieszkania, adresu poczty elektronicznej, telefonu, pełnej daty urodzenia, numeru PESEL, danych dokumentu tożsamości, danych rozliczeniowych ani informacji o zdrowiu. Dane potrzebne do organizacji lub rozliczenia nie stają się publiczne tylko dlatego, że podano je w formularzu.
4.4. Odbiorcami publicznych danych mogą być nieograniczona liczba odwiedzających stronę oraz wyszukiwarki. Treść może być dostępna także poza Polską i kopiowana przez inne osoby. Możesz zażądać sprostowania oraz wnieść sprzeciw wobec publikacji opartej na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Zasady sprzeciwu opisuje rozdział 11.
5 Zdjęcia nagrania i wizerunek
5.1. Podczas wydarzeń możemy wykonywać zdjęcia i nagrania do relacji oraz, w zakresie odrębnie udzielonej zgody, promocji wydarzeń Stowarzyszenia. Podstawowym miejscem publikacji jest torpedoevent.pl, w tym galerie i archiwum wydarzeń. Przed udziałem podajemy informację o dokumentowaniu wydarzenia, celach, miejscach publikacji i podstawach wykorzystania wizerunku.
5.2. Zgoda na indywidualne fotografie lub nagrania jest odrębna, dobrowolna i wskazuje osobę, wydarzenie, cel oraz kanał publikacji. Akceptacja regulaminu, zapłata, wejście na teren wydarzenia ani sam udział nie zastępują tej zgody. Odmowa lub wycofanie zgody na fakultatywną publikację nie wykluczają z wydarzenia.
5.3. Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku może nie być wymagane w przypadkach art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności gdy osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, na przykład zgromadzenia lub publicznej imprezy. Sam fakt publicznego charakteru wydarzenia albo obecności kilku osób w kadrze nie przesądza o spełnieniu tego wyjątku. Wyodrębniony portret lub zbliżenie nie korzystają z niego automatycznie.
5.4. Wyjątek dotyczący zezwolenia na wizerunek nie znosi obowiązków RODO. Dla rozpoznawalnych osób w relacji dokumentacyjnej oceniamy osobno konieczność przetwarzania, uzasadniony interes i prawa osób, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Ta podstawa nie uprawnia automatycznie do wykorzystania indywidualnego wizerunku w reklamie lub rekomendacji produktów sponsorów.
5.5. Wymagane zgody dotyczące dziecka pozyskujemy od uprawnionego przedstawiciela ustawowego. Uwzględniamy także dobro i stanowisko dziecka stosownie do jego wieku i dojrzałości. Nie publikujemy materiałów naruszających godność, intymność lub bezpieczeństwo osoby. Nie wykorzystujemy wizerunku do rozpoznawania twarzy ani identyfikacji biometrycznej.
5.6. Jeżeli dla wydarzenia planujemy publikację w mediach społecznościowych, przed zebraniem właściwej zgody wskazujemy platformę, adres oficjalnego profilu, operatora oraz informacje o jego przetwarzaniu i ewentualnym przekazaniu danych poza EOG. Zgoda dotycząca wyłącznie strony torpedoevent.pl nie obejmuje takich profili. Odrębne wykorzystanie przez sponsorów, partnerów lub inne podmioty wymaga własnej właściwej podstawy i informacji.
5.7. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez e-mail torpedoevent@gmail.com lub pozostałe kanały kontaktu z rozdziału 1. Przy żądaniu dotyczącym materiału pomocne są nazwa wydarzenia, adres strony, oznaczenie zdjęcia lub czas w nagraniu. Wycofanie nie zmienia zgodności wcześniejszego wykorzystania; kończymy dalsze wykorzystanie oparte na zgodzie i usuwamy publiczny materiał z kontrolowanych kanałów, jeżeli nie istnieje odrębna podstawa jego zachowania. Nie zastępujemy cofniętej zgody inną podstawą dla tego samego celu. Zachowanie dowodu zgody dla rozliczalności lub roszczeń nie uzasadnia dalszej reklamy.
5.8. Przy publikacji opartej na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw na zasadach rozdziału 11. Rozpatrujemy także żądania usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Jeżeli zachodzą przesłanki z art. 17 ust. 2 i art. 19 RODO, podejmujemy wymagane działania wobec innych administratorów lub odbiorców. Nie możemy zagwarantować usunięcia każdej kopii utworzonej samodzielnie przez inne osoby; nie ogranicza to naszych obowiązków.
6 Newsletter i dobrowolne zgody
6.1. Newsletter obejmuje informacje o działalności Stowarzyszenia, jego wydarzeniach, zapisach i ofertach udziału. Zapis wymaga osobnego, domyślnie niezaznaczonego pola zgody i potwierdzenia adresu linkiem przesłanym pocztą elektroniczną. Podanie adresu do obsługi udziału lub płatności nie oznacza zapisu. Newsletter dotyczący dzieci kierujemy do rodzica lub opiekuna prawnego, który zapisuje siebie.
6.2. Zgodę wycofasz bezpłatnie przez link do wypisania w newsletterze lub wiadomość na e-mail torpedoevent@gmail.com. Nie jest wymagane logowanie ani uzasadnienie. Wycofanie wyłącza dalszą wysyłkę i nie wpływa na udział w wydarzeniu. Zgoda nie obejmuje automatycznie telefonu, SMS, newslettera operatora płatności, marketingu sponsorów ani indywidualnego śledzenia otwarć i kliknięć.
7 Odbiorcy danych i płatności zewnętrzne
7.1. Dostęp do danych otrzymują upoważnione osoby obsługujące zapisy, wydarzenia i rozliczenia. Dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu i utrzymania strony, systemu zapisów, poczty elektronicznej, newslettera, przechowywania danych i wsparcia informatycznego, a także obsługi fotografii, pomiaru czasu, rozgrywek, pakietów, księgowości i pomocy prawnej. Ubezpieczyciel lub dostawca wysyłki otrzymuje dane, jeśli dana usługa rzeczywiście obejmuje uczestnika. Przekazujemy zakres potrzebny do zadania.
7.2. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie wymaganych ustaleń powierzenia z art. 28 RODO. Banki, operatorzy płatności i inne podmioty realizujące własne cele oraz obowiązki prawne mogą działać jako odrębni administratorzy. Organom publicznym przekazujemy dane na podstawie przepisów lub zgodnego z prawem żądania. Status sponsora nie daje dostępu do całej bazy uczestników.
7.3. Przy płatności online dane niezbędne do transakcji otrzymuje operator wskazany przed jej zatwierdzeniem. Jednym z możliwych operatorów jest Tpay, prowadzony przez Krajowy Integrator Płatności S.A., plac Andersa 3, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579. W zakresie własnej usługi płatniczej Tpay jest odrębnym administratorem; jego informacje znajdują się pod adresem https://tpay.com/polityka-prywatnosci. Dostępność operatora zależy od danej oferty.
7.4. Do rozliczenia otrzymujemy między innymi identyfikator, kwotę i status płatności oraz dane pozwalające przypisać ją do zgłoszenia lub zwrotu. W formularzu zapisów i korespondencji nie żądamy hasła do banku, PIN ani kodów autoryzacyjnych. Informacje o płatniku nie są publikowane na listach. Korespondencję na torpedoevent@gmail.com obsługuje usługa Gmail firmy Google; jej polityka jest dostępna pod adresem https://policies.google.com/privacy?hl=pl. Odbiorców publicznych treści opisują rozdziały 4 i 5.
8 Przekazywanie danych poza EOG
8.1. Europejski Obszar Gospodarczy, dalej EOG, obejmuje państwa Unii Europejskiej, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Obsługa korespondencji przez Gmail może wiązać się z przetwarzaniem przez podmioty Google poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Sama publiczna dostępność strony nie oznacza zgody na dowolne przekazywanie baz uczestników zagranicznym usługodawcom.
8.2. Dla przekazania do podmiotów objętych ramami ochrony danych UE i USA stosowana jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w zakresie jej zastosowania. Google opisuje udział Google LLC i wskazanych podmiotów zależnych w tych ramach oraz stosowanie standardowych klauzul umownych tam, gdzie są wymagane, pod adresem https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl. Konkretny mechanizm zależy od usługi i odbiorcy danych.
8.3. Inne przekazanie poza EOG wymaga właściwej podstawy z rozdziału V RODO, na przykład obowiązującej decyzji o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzul umownych z właściwą oceną transferu i dodatkowymi środkami, jeśli są potrzebne. Przed zastosowaniem takiej usługi podajemy państwo, odbiorcę lub jego kategorię oraz podstawę i zabezpieczenia w informacji o usłudze. O informacje lub kopię właściwych zabezpieczeń z ochroną praw innych osób, można zwrócić się na adres Administratora.
9 Okresy przechowywania i publikacji
9.1. Dane zgłoszenia zachowujemy przez czas obsługi zapisów, udziału, rozliczenia i reklamacji. Następnie pozostawiamy tylko zakres wymagany przez prawo lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, do upływu właściwego terminu przedawnienia, z uwzględnieniem jego przerwania, zawieszenia lub trwającego postępowania. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany dla danego rodzaju dokumentacji i według właściwych zasad liczenia terminu.
9.2. Robocze listy zgłoszeń, dane do wydania pakietów i inne kopie operacyjne usuwamy lub ograniczamy po wykonaniu zadania. Publiczną listę startową zachowujemy tylko przez okres potrzebny do jej funkcji organizacyjnej. Wyniki i relacje w archiwum wydarzeń pozostają dostępne, dopóki służą uzasadnionemu udokumentowaniu rywalizacji lub historii działalności, przy okresowej ocenie niezbędności i uwzględnieniu praw osób. Cel archiwum nie uzasadnia bezterminowego udostępniania wszystkich zebranych danych.
9.3. Materiały oparte na zgodzie wykorzystujemy do jej wycofania, zakończenia wskazanego celu lub utraty aktualności, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej; krótszy okres wskazany w zgodzie także nas wiąże. Ograniczony dowód zgody, jej zakresu i wycofania można zachować dla rozliczalności oraz konkretnych roszczeń, przez czas rzeczywistej potrzeby, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie oznacza to dalszego publicznego wykorzystania materiału.
9.4. Adres newslettera pozostaje w aktywnej bazie do wycofania zgody lub zakończenia usługi. Niepotwierdzony zapis usuwamy najpóźniej po 30 dniach, z zastrzeżeniem niezbędnych danych o rzeczywistym nadużyciu. Po wypisaniu możemy zachować ograniczony dowód zgody i wycofania dla rozliczalności lub roszczeń oraz oznaczenie blokady wysyłki, dopóki istnieje rzeczywiste ryzyko ponownego użycia adresu z wcześniejszej bazy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest wykazanie prawidłowości wysyłki i respektowanie rezygnacji.
9.5. Zwykłą korespondencję, która nie dotyczy umowy, reklamacji ani sporu, przechowujemy do 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Bieżące logi diagnostyki i bezpieczeństwa przechowujemy do 90 dni; wybrane zapisy o incydencie mogą być zachowane przez czas wyjaśnienia i właściwych roszczeń. Pozostałe okresy technologii internetowych wskazuje informacja o danym narzędziu i Polityka cookies.
9.6. Dane dotyczące zdrowia, jeśli zostały zgodnie z prawem zebrane, zachowujemy tylko przez okres potrzebny do ujawnionego celu lub właściwego obowiązku. Po zakończeniu odpowiedniego okresu dane usuwamy albo trwale anonimizujemy. Kopie bezpieczeństwa wycofujemy w cyklu ich rotacji i nie wykorzystujemy ich do przywracania cofniętych zgód.
10 Wymagane dane i dane dotyczące zdrowia
10.1. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest warunkiem zawarcia lub wykonania umowy i obsługi udziału tylko w zakresie, w którym są do tego niezbędne. Bez nich możemy nie przyjąć zapisu, nie ustalić kategorii lub nie zrealizować zamówionego świadczenia. Dane wymagane do dokumentacji księgowej mają charakter ustawowy. Pozostałe pola i zgody są dobrowolne; odmowa newslettera lub fakultatywnej publikacji wizerunku nie blokuje udziału.
10.2. Nie żądamy dokumentacji medycznej ani historii chorób w zwykłym formularzu zapisów. Jeżeli określone wydarzenie rzeczywiście wymaga informacji ujawniającej zdrowie, przed jej zebraniem przekazujemy odrębną informację o celu, zakresie, odbiorcach, okresie i właściwych przesłankach z art. 6 oraz art. 9 RODO. Wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a, jeżeli ma zastosowanie, jest zbierana osobno. Dane do pilnej pomocy mogą otrzymać uprawnione służby na właściwej podstawie prawnej; nie daje to podstawy do wcześniejszego zbierania danych zdrowotnych wszystkich uczestników.
11 Prawa osób oraz wycofanie zgody i sprzeciw
11.1. Na warunkach RODO masz prawo dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania i uzupełnienia, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Usunięcie nie obejmuje automatycznie dokumentacji, którą trzeba zachować z obowiązku prawnego lub w zakresie niezbędnym do roszczeń. O podstawie odmowy i dostępnych środkach ochrony informujemy w odpowiedzi.
11.2. Prawo przenoszenia obejmuje dane dostarczone przez Ciebie, przetwarzane automatycznie na podstawie zgody lub umowy, w zakresie art. 20 RODO. Możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub zażądać przesłania innemu administratorowi, gdy jest to technicznie możliwe.
11.3. Zgodę możesz wycofać w każdym czasie, bez opłaty, równie łatwo jak ją wyrażono i bez wpływu na zgodność przetwarzania przed wycofaniem. Dotyczy to między innymi newslettera i wizerunku. Sposoby kontaktu wskazuje rozdział 1, a dodatkowy link do wypisania znajduje się w newsletterze.
11.4. Prawo sprzeciwu. Wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym publicznych list, wyników lub relacji, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Zaprzestajemy wtedy przetwarzania, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego powoduje zakończenie przetwarzania w tym celu, bez potrzeby wykazywania szczególnej sytuacji.
12 Wnioski terminy i skarga
12.1. Żądanie można skierować przez dane kontaktowe Administratora. Wystarczą informacje pozwalające odnaleźć dane i zrozumieć wniosek, na przykład wydarzenie, adres użyty przy zapisie, zdjęcie i rodzaj żądania. Przy uzasadnionej wątpliwości co do tożsamości możemy poprosić o proporcjonalne dodatkowe informacje; nie wymagamy automatycznie kopii dowodu osobistego.
12.2. O działaniach informujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Przy sprawie złożonej lub wielu żądaniach termin może być przedłużony o kolejne dwa miesiące; w pierwszym miesiącu informujemy o przedłużeniu i jego powodach. Co do zasady realizacja praw i pierwsza kopia są bezpłatne. Uzasadniona opłata lub odmowa dotyczą tylko warunków z art. 12 ust. 5 RODO; rozsądna opłata za kolejne kopie może wynikać z art. 15 ust. 3 RODO.
12.3. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Sposoby wniesienia skargi opisuje https://uodo.gov.pl. Wcześniejsze zwrócenie się do Stowarzyszenia nie jest warunkiem skargi.
13 Automatyzacja cookies i dalsze informacje
13.1. Nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na osobę, w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne potwierdzenia i statusy pomagają obsługiwać zgłoszenia; sprawę dotyczącą statusu lub udziału możesz skierować do osoby obsługującej zapisy.
13.2. Opcjonalne cookies i podobne technologie, jeśli są stosowane, otrzymują własną informację o danych, celach, dostawcach i okresach oraz wymagany mechanizm uprzedniej zgody. Wyjątek dla technologii niezbędnych wynika z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie tej klauzuli ani zapis na newsletter nie zastępują takiej zgody. Szczegóły przetwarzania opisują również Polityka prywatności i informacja dla danego wydarzenia. Przed nowym celem udostępniamy odpowiednie informacje i uzyskujemy właściwą podstawę.
Załącznik 1 Dobrowolna zgoda na wizerunek na stronie
Wzór do osobnego formularza dla konkretnego wydarzenia. Każde pole zgody jest dobrowolne i pozostaje niezaznaczone. W formularzu elektronicznym należy zachować treść wyboru, datę i sposób jego dokonania. Formularza zawierającego dane osoby i podpis nie publikuje się.
Wydarzenie i data ____________________________________________________
Imię i nazwisko osoby na zdjęciach lub nagraniach __________________________
☐ Zgoda dotyczy mnie jako osoby pełnoletniej.
☐ Zgoda dotyczy dziecka. Działam jako jego uprawniony przedstawiciel ustawowy, z uwzględnieniem dobra i stanowiska dziecka.
Imię i nazwisko przedstawiciela dziecka __________________________________
Wyrażam zgodę na utrwalanie, przetwarzanie i publikowanie przez Stowarzyszenie Torpedo Event wizerunku oraz rozpoznawalnego głosu wskazanej osoby w fotografiach i nagraniach z powyższego wydarzenia, wyłącznie w zaznaczonych poniżej celach. Udzielam także zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku w tym zakresie. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zezwolenie dotyczy art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
☐ Relacja z wydarzenia. Publikacja na stronie torpedoevent.pl, w galerii, wiadomości o przebiegu wydarzenia i jego archiwum. Materiał może pozostać dostępny, dopóki służy informowaniu o tym wydarzeniu, przy okresowej ocenie potrzeby publikacji, chyba że wcześniej wycofam zgodę lub zakończy się cel wykorzystania.
☐ Promocja wydarzeń Stowarzyszenia. Publikacja na stronie torpedoevent.pl w materiałach informujących o kolejnych wydarzeniach sportowych i zachęcających do udziału, maksymalnie przez 24 miesiące od daty wydarzenia wskazanego powyżej, chyba że wcześniej wycofam zgodę, zakończy się cel lub materiał utraci aktualność.
Zgoda obejmuje wyłącznie zaznaczone cele na stronie torpedoevent.pl. Nie obejmuje mediów społecznościowych, reklamy produktów sponsorów ani udostępnienia im materiału do własnego wykorzystania. Montaż i kadrowanie służą przygotowaniu relacji lub wskazanej promocji i nie mogą naruszać godności ani zmieniać znaczenia wypowiedzi. Publikacja jest publicznie dostępna; mogą ją odczytywać także wyszukiwarki i osoby spoza Polski.
Zgodę mogę wycofać w każdej chwili przez torpedoevent@gmail.com, telefon 605 363 453 lub kontakt pisemny: Stowarzyszenie Torpedo Event, ul. Zachodnia 1L, 64-000 Kościan. Wycofanie jest bezpłatne, nie wpływa na udział ani na zgodność wcześniejszego wykorzystania. Pełne informacje o Administratorze, odbiorcach, przechowywaniu, przekazywaniu danych i prawach zawiera udostępniona przed wyborem Klauzula informacyjna RODO Torpedo Event, w szczególności rozdziały 5 oraz 7–12.
Data i podpis osoby pełnoletniej lub przedstawiciela dziecka __________________
Załącznik 2 Wskazówki wdrożenia dla organizatora
Ta część służy Stowarzyszeniu. Na stronie jako klauzulę należy zamieścić tekst główny. Wzór z załącznika 1 służy do zbierania osobnego wyboru i sam nie stanowi udzielonej zgody.

Udostępnienie informacji. Umieścić pełną klauzulę przy formularzu, w dostępnym odnośniku widocznym przed wysłaniem zgłoszenia, oraz zapewnić dostęp przy zapisach poza stroną. Przy wydarzeniu wskazać faktyczny zakres list i wyników, miejsca publikacji oraz sposób dokumentowania. Opcjonalne potwierdzenie zapoznania się ma znaczenie dowodowe i nie jest zgodą na wszystkie operacje.
Dane otrzymane od innej osoby. Przy zgłoszeniu drużyny lub dziecka zapewnić skuteczne dotarcie informacji do uczestnika lub uprawnionego przedstawiciela. Wiadomość powinna wskazywać konkretne źródło, na przykład imię i nazwisko oraz funkcję osoby zgłaszającej lub nazwę klubu, i otrzymane kategorie danych. Zrobić to najpóźniej w terminie z rozdziału 2, w szczególności przed pierwszą publiczną publikacją danych; nie polegać wyłącznie na niezweryfikowanej deklaracji kapitana.
Zakres publikacji i ocena interesów. Przed oparciem list, wyników lub zdjęć na art. 6 ust. 1 lit. f udokumentować cel, niezbędność, mniej ingerujące rozwiązania, oczekiwania uczestników, ryzyko oraz wynik wyważenia praw. Osobno ocenić dzieci i rzeczywiste spełnienie wyjątku z art. 81 ust. 2. Gdy ocena nie uzasadnia publikacji, ograniczyć zakres, użyć numerów lub innego mniej ingerującego rozwiązania, zapewnić kontrolowany dostęp albo uzyskać właściwą dobrowolną zgodę, jeśli w tych okolicznościach może być ważna.
Pliki publikowane w internecie. Tworzyć odrębną wersję listy zawierającą wyłącznie pola przeznaczone do publikacji. Sprawdzić także ukryte kolumny i arkusze, komentarze, warstwy i metadane. Samo ukrycie danych w pliku Excel lub zasłonięcie ich w PDF nie usuwa ich z pliku. Nie publikować eksportu całej bazy zapisów.
Wybory i obsługa zdjęć. Oddzielić akceptację regulaminu, zgodę na wizerunek i zgodę na newsletter. Zachować dowód właściwej treści i zakresu wyboru, przekazać fotografom zasady oraz zapewnić sposób rozpoznania i respektowania odmów. Dla profili społecznościowych przygotować osobną opcję z nazwą platformy, dokładnym adresem profilu i informacją operatora przed zebraniem zgody. Nie wpisywać nieodwołalności zgody ani zrzeczenia się praw RODO.
Dostawcy i okresy. Przed publikacją potwierdzić faktyczne usługi hostingu, zapisów, poczty i newslettera, role odbiorców, wymagane powierzenia, państwa i mechanizmy transferów. Jeżeli wyznaczono inspektora ochrony danych, uzupełnić rozdział 1 o jego dane kontaktowe. Zapewnić wykonywanie okresów z rozdziału 9, potwierdzenia zapisu na newsletter oraz obsługi wycofań i sprzeciwów. W razie różnicy między opisem a rzeczywistą usługą najpierw dostosować proces lub informację.
Podstawy i źródła
RODO, w szczególności art. 5–7, 9, 12–22, 28 oraz rozdział V: https://uodo.gov.pl/pl/file/727
Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 81: https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/24/ogl
Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398 i 399: https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1221/ogl
UODO, ochrona wizerunku dzieci, 30 maja 2025 r.: https://uodo.gov.pl/pl/138/3720
Tpay, informacje o przetwarzaniu danych płatnika: https://tpay.com/polityka-prywatnosci
Google, mechanizmy przekazywania danych: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl