Zasady przetwarzania danych przy korzystaniu ze strony, zapisach na wydarzenia, płatnościach i newsletterze. Dokument wyjaśnia cele, podstawy, okresy przechowywania i prawa osób. Newsletter wymaga odrębnego, dobrowolnego zapisu.

1 Administrator i zakres Polityki

1.1. Administratorem danych osobowych w związku z prowadzeniem torpedoevent.pl, obsługą zapisów i organizacją własnych wydarzeń jest Stowarzyszenie Torpedo Event, ul. Zachodnia 1L, 64-000 Kościan, KRS 0001165429, NIP 6981870292, REGON 541356034. W dalszej części dokumentu używamy określenia Stowarzyszenie lub Administrator.

1.2. W sprawach danych osobowych, newslettera, wycofania zgód i realizacji praw można kontaktować się pod adresem torpedoevent@gmail.com, telefonicznie pod numerem 605 363 453 lub korespondencyjnie na adres siedziby. Wniosek dotyczący danych nie wymaga specjalnego formularza.

1.3. Polityka opisuje dane osób odwiedzających stronę, kontaktujących się ze Stowarzyszeniem, zapisujących się na wydarzenia i newsletter oraz uczestników, rodziców, opiekunów i osób zgłaszających pary lub drużyny. Dotyczy między innymi biegów, zawodów dartowych, futsalu, Socca i Torpedo Kids Challenge.

1.4. RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Polityka jest informacją o przetwarzaniu danych. Jej przeczytanie, akceptacja regulaminu lub skorzystanie ze strony nie stanowią zgody na newsletter ani na rozpowszechnianie indywidualnego wizerunku.

1.5. Przy formularzach i poszczególnych wydarzeniach udostępniamy informacje odpowiadające rzeczywistemu zakresowi przetwarzania. Jeżeli występuje inny administrator albo współadministratorzy, wskazujemy ich dane, zadania i sposób kontaktu. Sam status partnera lub współorganizatora nie oznacza dostępu do całej bazy uczestników.

2 Jakie dane otrzymujemy i skąd

2.1. Przy korzystaniu ze strony system może zapisywać adres IP, datę i czas połączenia, żądany adres strony, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz błędy techniczne. Zakres danych pochodzących z cookies i innych technologii zależy od udostępnionych funkcji i wyrażonych zgód.

2.2. Przy kontakcie otrzymujemy dane podane w wiadomości lub rozmowie, w szczególności imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu i treść sprawy. Nie należy przekazywać informacji niezwiązanych ze zgłoszeniem, kopii dokumentu tożsamości ani dokumentacji medycznej przez zwykły formularz kontaktowy.

2.3. Zapis na wydarzenie może wymagać imienia i nazwiska, danych kontaktowych, roku lub daty urodzenia, kategorii, dystansu, nazwy pary, drużyny lub klubu i informacji potrzebnych do wydania pakietu. Zakres jest oznaczony w formularzu. Pełną datę urodzenia zbieramy tylko wtedy, gdy do właściwej weryfikacji nie wystarcza rocznik lub inna mniej szczegółowa informacja.

2.4. Przy zgłoszeniu dziecka przetwarzamy także dane rodzica lub opiekuna i wymagane oświadczenia. Przy zgłoszeniu zespołu otrzymujemy skład oraz dane osoby do kontaktu. Dane uczestnika mogą pochodzić od jego rodzica, opiekuna, kapitana, kierownika drużyny, klubu lub innej uprawnionej osoby.

2.5. W rozliczeniach przetwarzamy kwotę, datę, numer i status transakcji, oznaczenie zgłoszenia oraz dane płatnika lub nabywcy potrzebne do przypisania wpłaty, zwrotu i wystawienia dokumentu księgowego. Informacje mogą pochodzić od płatnika, banku lub właściwego operatora płatności.

2.6. Newsletter wymaga adresu poczty elektronicznej. Imię i wybrane zainteresowania, jeśli formularz je przewiduje, są opcjonalne. Zachowujemy także informację o treści, czasie i sposobie udzielenia lub wycofania zgody oraz potwierdzenia zapisu, w zakresie potrzebnym do jej wykazania.

3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1. Przyjęcie zgłoszenia, sprawdzenie miejsca, zawarcie umowy o udział, przekazanie pakietu i niezbędne wiadomości organizacyjne służą wykonaniu umowy lub działaniom przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy ta osoba jest stroną umowy.

3.2. Dane uczestnika, który nie jest stroną umowy, oraz reprezentantów klubu, kapitanów i osób kontaktowych przetwarzamy w zakresie potrzebnym do organizacji udziału i komunikacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest prawidłowa organizacja wydarzenia i wykonanie uzgodnień z osobą lub podmiotem składającym zgłoszenie, z uwzględnieniem praw uczestników, zwłaszcza dzieci.

3.3. Odpowiadanie na zwykłe pytania i prowadzenie korespondencji opieramy na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem jest udzielenie odpowiedzi i obsługa sprawy. Jeżeli wiadomość dotyczy zawarcia lub wykonania umowy przez nadawcę, w tym zakresie stosujemy art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3.4. Prowadzenie wymaganej dokumentacji księgowej i podatkowej, wykonanie praw osób oraz obowiązki związane z reklamacjami opieramy na art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z właściwymi przepisami. Do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń stosujemy art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest możliwość wykazania przebiegu sprawy i ochrony praw Stowarzyszenia.

3.5. Zapewnienie działania strony, wykrywanie nadużyć, wyjaśnianie błędów i ochrona danych stanowią uzasadniony interes z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Ta podstawa nie zastępuje zgody na opcjonalne cookies, śledzenie ani inne technologie, dla których zgody wymaga prawo.

3.6. Newsletter wysyłamy na podstawie dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych w tym celu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na przesyłanie informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego przez pocztę elektroniczną, spełnia także wymagania art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Zasady newslettera opisuje rozdział 4.

3.7. Publikowanie list i wyników oraz dokumentowanie wydarzenia podlegają zasadom rozdziałów 5 i 8. Dane dotyczące zdrowia wymagają ponadto właściwej przesłanki z art. 9 RODO. Nie żądamy ogólnej zgody na wszystkie czynności, jeżeli konkretny cel opiera się na umowie lub przepisach.

4 Newsletter i zgoda na wiadomości

4.1. Newsletter jest dobrowolną usługą przesyłania pocztą elektroniczną informacji o działalności Stowarzyszenia, jego wydarzeniach, terminach zapisów i ofertach udziału. Może zawierać informacje handlowe i promocyjne dotyczące takich wydarzeń. Nadawcą jest Stowarzyszenie Torpedo Event.

4.2. Zapis odbywa się przez przeznaczony do tego formularz lub odrębne, dobrowolne pole przy zgłoszeniu na wydarzenie. Pole zgody nie jest domyślnie zaznaczone. Oświadczenie obejmuje przetwarzanie adresu w celu newslettera i przesyłanie go przez pocztę elektroniczną. Jest oddzielone od akceptacji regulaminów i zgód dotyczących innych celów.

4.3. Samo zgłoszenie na wydarzenie, zapłata, kontakt ze Stowarzyszeniem, udział w zawodach albo podanie adresu do otrzymania potwierdzenia nie zapisują do newslettera. Odmowa lub wycofanie zgody na newsletter nie wpływają na cenę, przyjęcie zgłoszenia ani udział.

4.4. Stosujemy potwierdzenie zapisu przez wiadomość z linkiem wysłaną na podany adres. Wysyłkę newslettera rozpoczynamy po potwierdzeniu adresu. Wiadomość służąca wyłącznie potwierdzeniu zapisu nie zawiera reklamy. Mechanizm ten pomaga ograniczyć nadużycia polegające na zapisywaniu cudzych adresów.

4.5. Zgodę można bezpłatnie wycofać w każdej chwili przez link do wypisania w wiadomości newslettera lub wiadomość na torpedoevent@gmail.com. Wypisanie nie wymaga logowania, zapłaty ani podania przyczyny. Adres jest wyłączany z dalszej wysyłki bez zbędnej zwłoki.

4.6. Wycofanie zgody nie zmienia zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania. Po wypisaniu nie korzystamy z adresu do dalszego newslettera na innej, zastępczej podstawie. Minimalny dowód zgody, jej wycofania i informację zapobiegającą ponownej wysyłce możemy zachować na zasadach rozdziału 11.

4.7. Zgoda obejmuje newsletter Stowarzyszenia przez pocztę elektroniczną. Nie obejmuje automatycznie telefonów, SMS, newslettera Tpay, usług innych marek ani przekazania bazy sponsorom do ich własnego marketingu. Inny nadawca, kanał lub odrębny cel wymagają właściwej podstawy i osobnego, jasno opisanego wyboru, gdy konieczna jest zgoda.

4.8. Osoba zgłaszająca parę, drużynę lub dziecko nie zapisuje automatycznie innych osób. Newsletter dotyczący wydarzeń dla dzieci jest kierowany do adresu rodzica lub opiekuna, który zapisuje siebie. Nie wykorzystujemy danych dziecka do budowania jego profilu marketingowego.

4.9. Dowód zapisu może obejmować adres, wersję oświadczenia, datę i sposób wyrażenia zgody oraz potwierdzenie adresu. Adres IP zachowujemy tylko w zakresie potrzebnym do wykazania czynności lub ochrony przed nadużyciem. Nie zbieramy dodatkowych danych wyłącznie dlatego, że pozwala na to oprogramowanie.

4.10. Zgoda na zwykły newsletter nie obejmuje automatycznie indywidualnego śledzenia otwarć, kliknięć i aktywności w innych serwisach. Jeśli miałaby zostać uruchomiona taka funkcja, przed jej zastosowaniem udostępniamy odrębną informację o danych, celu i podstawie oraz pozyskujemy wymaganą zgodę na technologię. Rezygnacja z tego śledzenia nie blokuje podstawowej wysyłki.

5 Zgłoszenia drużyn oraz listy i wyniki

5.1. Dane wykorzystujemy do prowadzenia listy zgłoszeń, przydziału kategorii, sprawdzenia uprawnienia do startu, obsługi par i drużyn, pomiaru wyników oraz kontaktu w sprawie wybranego wydarzenia. Wymagania zależą od jego rodzaju; nie zbieramy jednakowego zestawu danych dla wszystkich imprez.

5.2. Publiczna lista startowa lub wynikowa, jeśli jest przewidziana, może obejmować imię i nazwisko, numer startowy, kategorię, nazwę drużyny lub klubu i wynik. Zakres ujawniamy przed zgłoszeniem. Nie publikujemy adresów, telefonów, adresów poczty elektronicznej, pełnych dat urodzenia ani informacji zdrowotnych w ramach zwykłych list.

5.3. Publikację niezbędnych list i wyników możemy oprzeć na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po ocenie konieczności i praw uczestników. Interesem jest przejrzystość rywalizacji i dokumentowanie wyników sportowych. Publikowanie dodatkowych danych lub wykorzystanie ich w innym celu wymaga odrębnej podstawy. Szczególnie ostrożnie ograniczamy zakres danych dzieci.

5.4. Gdy dane pochodzą od innej osoby, przekazujemy uczestnikowi informację obejmującą także źródło i kategorie danych, zgodnie z art. 14 RODO. Następuje to w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca, a jeśli wcześniej kontaktujemy się z uczestnikiem lub ujawniamy jego dane innemu odbiorcy, najpóźniej przy tej pierwszej czynności, z uwzględnieniem wyjątków ustawowych.

5.5. Prośba do kapitana lub opiekuna o przekazanie informacji pomaga dotrzeć do uczestników. Nie zwalnia Administratora z zapewnienia jej skutecznego udostępnienia. W indywidualnej sprawie można ustalić dokładne źródło danych, sprostować skład lub zgłosić zastrzeżenie do zakresu publikacji.

6 Dzieci i dane dotyczące zdrowia

6.1. Dane dzieci służą organizacji ich udziału i prawidłowemu ustaleniu kategorii. Kontakt prowadzimy z rodzicem, opiekunem lub uprawnioną osobą zgłaszającą. Wymagane oświadczenia o udziale dziecka są odróżniane od zgód na newsletter i publikację wizerunku.

6.2. Nie żądamy dokumentacji medycznej ani szczegółowej historii chorób w zwykłym formularzu zapisów. Oświadczenie lub informacja ujawniająca stan zdrowia jest zbierana tylko wtedy, gdy jest rzeczywiście potrzebna do określonego wydarzenia i istnieją właściwe podstawy z art. 6 oraz art. 9 RODO.

6.3. Jeżeli podstawą przetwarzania danych zdrowotnych jest wyraźna zgoda z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, oświadczenie wskazuje cel, zakres, odbiorców i możliwość jej wycofania. Nie ukrywamy go w akceptacji całego regulaminu. Informacja o takim przetwarzaniu jest udostępniana osobno przed zebraniem danych.

6.4. Dane niezbędne do udzielenia pilnej pomocy mogą być przekazane uprawnionym ratownikom lub służbom na podstawie właściwych przepisów i przesłanek ochrony żywotnych interesów, jeśli mają zastosowanie. Nie stanowi to ogólnej podstawy do wcześniejszego gromadzenia danych zdrowotnych wszystkich uczestników.

7 Płatności i operatorzy zewnętrzni

7.1. Przy płatności online dane niezbędne do transakcji otrzymuje wskazany w formularzu operator. Zakres może obejmować kwotę, numer zamówienia, opis płatności, dane płatnika i adres poczty elektronicznej. Operatora rozpoznaje się przed zatwierdzeniem transakcji.

7.2. Jednym z możliwych operatorów jest Tpay, prowadzony przez Krajowy Integrator Płatności S.A., plac Andersa 3, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579. W zakresie opisanym w jego klauzuli dla płatnika Tpay jest odrębnym administratorem danych związanych z usługą płatniczą. Informacje o tym przetwarzaniu znajdują się pod adresem https://tpay.com/polityka-prywatnosci.

7.3. Tpay jest przykładem, a dostępność konkretnego operatora wynika z danej oferty. Banki i dostawcy metod płatniczych przetwarzają dane także dla własnych obowiązków, na zasadach wskazanych w ich informacjach. Stowarzyszenie odpowiada za własne przetwarzanie danych dotyczących udziału i rozliczenia.

7.4. Stowarzyszenie otrzymuje informacje pozwalające przypisać płatność i ustalić jej status; nie żąda hasła do banku, numeru PIN ani kodów uwierzytelniających w formularzu zgłoszenia lub korespondencji. Płatność przez operatora nie oznacza zgody na newsletter Stowarzyszenia ani marketing operatora.

8 Fotografie nagrania i wizerunek

8.1. Wydarzenia mogą być dokumentowane fotograficznie i filmowo. Relacje i galerie mogą być publikowane na torpedoevent.pl i w mediach społecznościowych Stowarzyszenia. Przed udziałem udostępniamy informację o sposobie dokumentowania i podstawie przetwarzania wizerunku.

8.2. Gdy podstawą jest zgoda, zbieramy ją odrębnie i wskazujemy cel oraz miejsca publikacji. Przetwarzanie opiera się wtedy na art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a rozpowszechnianie na wymaganym zezwoleniu dotyczącym wizerunku. Akceptacja regulaminu, zapłata i sam udział nie stanowią ogólnej zgody na indywidualne zdjęcia promocyjne.

8.3. W sytuacjach określonych w art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych zezwolenie na rozpowszechnianie może nie być wymagane, na przykład gdy osoba stanowi jedynie szczegół większej całości. Nie każde zdjęcie z publicznego wydarzenia spełnia ten warunek. Niezależnie od zezwolenia oceniamy podstawę przetwarzania z RODO; relację dokumentacyjną możemy oprzeć na art. 6 ust. 1 lit. f po ocenie interesów i praw osoby.

8.4. Dla wizerunku dziecka wymagane zgody pozyskujemy od uprawnionego przedstawiciela ustawowego. Uwzględniamy dobro dziecka i jego stanowisko. Odmowa dobrowolnej zgody na indywidualną publikację nie powoduje odmowy udziału.

8.5. Zgodę można wycofać, a sprzeciw lub żądanie dotyczące materiału zgłosić na torpedoevent@gmail.com, wskazując wydarzenie i fotografię lub nagranie. Oceniamy żądanie według podstawy publikacji i właściwego prawa. Przy publikacji na podstawie zgody zaprzestajemy dalszego wykorzystania po jej wycofaniu, z zastrzeżeniem ustawowych podstaw zachowania niezbędnych danych.

8.6. Publiczne materiały mogą być dostępne osobom odwiedzającym stronę, użytkownikom platform i wyszukiwarkom. Usunięcie z kanałów kontrolowanych przez Stowarzyszenie nie gwarantuje usunięcia każdej kopii wykonanej niezależnie przez inne osoby. Realizujemy jednak obowiązki dotyczące usunięcia i informowania odbiorców w zakresie wymaganym przez RODO.

9 Komu przekazujemy dane

9.1. Dostęp otrzymują upoważnione osoby obsługujące zgłoszenia i wydarzenia oraz dostawcy usług niezbędnych do ich realizacji. W zależności od konkretnej czynności są to dostawcy hostingu i utrzymania strony, systemu zapisów, poczty elektronicznej, wysyłki newslettera, wsparcia informatycznego i bezpiecznego przechowywania danych.

9.2. Korespondencję kierowaną na torpedoevent@gmail.com obsługuje usługa Gmail firmy Google. Przetwarzanie przez dostawcę odbywa się zgodnie z warunkami właściwej usługi. Informacje Google są dostępne pod adresem https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

9.3. Dane mogą otrzymać także podmioty obsługujące pomiar czasu, rozgrywki, wydawanie pakietów, transport lub wysyłkę zamówionych świadczeń, rozliczenia księgowe, obsługę prawną i ubezpieczenie, jeśli dana usługa rzeczywiście obejmuje uczestnika. Przekazujemy tylko dane potrzebne do wskazanego zadania. Publiczne listy, wyniki i galerie mają odbiorców opisanych w rozdziałach 5 i 8.

9.4. Dostawca działający na nasze polecenie i w naszym imieniu otrzymuje dane na podstawie właściwych ustaleń powierzenia, zgodnie z art. 28 RODO. Odrębny administrator, w szczególności operator płatności, bank lub podmiot wykonujący własny obowiązek prawny, odpowiada za swoje cele i podstawy. Rola zależy od rzeczywistej usługi, a nie tylko jej nazwy.

9.5. Dane przekazujemy organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, gdy wymagają tego przepisy lub zgodne z prawem żądanie. Nie przekazujemy bazy uczestników lub newslettera sponsorom do ich własnej reklamy z samego faktu współpracy przy wydarzeniu. Informacje o właściwym dostawcy konkretnej usługi udostępniamy przed skorzystaniem z niej i na żądanie.

10 Przekazywanie danych poza EOG

10.1. Europejski Obszar Gospodarczy, dalej EOG, obejmuje państwa Unii Europejskiej, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Korzystanie z usług dostawcy z EOG nie zawsze oznacza, że wszelkie przetwarzanie, wsparcie i dostęp do danych odbywają się wyłącznie na tym obszarze.

10.2. W związku z obsługą korespondencji przez Gmail dane mogą być przetwarzane przez podmioty Google także poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Google opisuje stosowane mechanizmy, w tym ramy ochrony danych UE i USA dla objętych nimi podmiotów oraz standardowe klauzule umowne, pod adresem https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl.

10.3. Dla przekazania danych poza EOG wymagana jest właściwa podstawa z rozdziału V RODO. Może nią być obowiązująca decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne, wraz z oceną transferu i środkami dodatkowymi, gdy są potrzebne. Sama zgoda na newsletter nie jest ogólną zgodą na dowolny transfer.

10.4. Przed zastosowaniem innej usługi obejmującej takie przekazanie wskazujemy odbiorcę lub jego kategorię, państwo, podstawę i sposób uzyskania informacji o zabezpieczeniach w informacji dotyczącej tej usługi. O informacje lub kopię właściwych zabezpieczeń, z ochroną praw innych osób i tajemnic prawnie chronionych, można zwrócić się na adres Administratora.

11 Jak długo przechowujemy dane

11.1. Okres zależy od celu i rodzaju dokumentu. Dane ze zgłoszenia przechowujemy przez czas obsługi zapisów, udziału, rozliczenia i reklamacji. Po ich zakończeniu pozostawiamy tylko informacje potrzebne do właściwych obowiązków lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, do upływu odpowiedniego terminu przedawnienia. Zakończenie jednego celu nie uzasadnia przechowywania całego formularza dla każdego innego celu.

11.2. Dokumentację księgową i podatkową zachowujemy przez okres wymagany ustawami o rachunkowości i przepisami podatkowymi, liczony według zasad właściwych dla danego dokumentu. Jeżeli trwa postępowanie lub istnieje podstawa ustawowa do dłuższego przechowania, pozostawiamy tylko potrzebny zakres danych do zakończenia tego okresu.

11.3. Zwykłą korespondencję niezwiązaną z umową, reklamacją lub sporem przechowujemy do 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Gdy wiadomość jest częścią dokumentacji zgłoszenia lub roszczenia, stosujemy okres odpowiedni dla tej dokumentacji.

11.4. Aktywny adres newslettera przechowujemy do wycofania zgody albo zakończenia usługi. Niepotwierdzone zgłoszenie usuwamy najpóźniej po 30 dniach od zapisu, jeśli nie ma odrębnej podstawy zachowania danych dotyczących nadużycia.

11.5. Po wypisaniu z newslettera zachowujemy, jeśli jest to potrzebne, ograniczony dowód wcześniejszej zgody i jej wycofania oraz oznaczenie adresu jako wyłączonego z wysyłki. Służy to wykazaniu prawidłowości działań i zapobieganiu ponownemu użyciu adresu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO i obowiązku rozliczalności. Dowód zachowujemy do upływu okresu, w którym jest potrzebny dla konkretnej kontroli lub roszczenia; oznaczenie blokady tak długo, jak istnieje rzeczywiste ryzyko odtworzenia adresu z używanej bazy. Nie jest to dalszy zapis marketingowy.

11.6. Listy robocze i dane do przydziału pakietów usuwamy lub ograniczamy po zakończeniu ich zadania. Wyniki sportowe i relacje mogą pozostawać w archiwum wydarzeń, dopóki służą udokumentowaniu rywalizacji lub historii działalności, z okresową oceną potrzeby publikacji. Materiały oparte na zgodzie wykorzystujemy do jej wycofania, zakończenia określonego celu lub utraty aktualności, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.

11.7. Logi służące bieżącej diagnostyce i bezpieczeństwu przechowujemy do 90 dni. Wybrane zapisy dotyczące wykrytego incydentu mogą być zachowane przez czas jego wyjaśnienia i właściwych roszczeń. Okresy opcjonalnych identyfikatorów i cookies są wskazywane w Polityce cookies i informacjach właściwych narzędzi.

11.8. Dane zdrowotne, jeśli zostały zgodnie z prawem zebrane, zachowujemy tylko przez okres potrzebny do ujawnionego celu lub właściwego obowiązku. Nie są automatycznie przechowywane tak długo jak wszystkie dane rozliczeniowe. Po zakończeniu właściwego okresu dane usuwamy albo trwale anonimizujemy; kopie bezpieczeństwa wycofujemy zgodnie z cyklem ich rotacji i nie wykorzystujemy ich do dalszej wysyłki.

12 Dobrowolność podania danych

12.1. Przeglądanie publicznych treści nie wymaga wpisywania danych identyfikacyjnych. Dane techniczne mogą być niezbędne do wyświetlenia strony i ochrony połączenia. Odmowa zgód na opcjonalne technologie nie blokuje podstawowego korzystania ze strony.

12.2. Podanie wymaganych danych zgłoszenia jest warunkiem przyjęcia zapisu lub wykonania umowy w zakresie, w którym dane są niezbędne. Dane wymagane przez prawo, na przykład do dokumentu księgowego, mają charakter ustawowy. Przy formularzu wyjaśniamy, które pola są wymagane i jaki jest skutek ich niepodania.

12.3. Dane dodatkowe i zgody fakultatywne są dobrowolne. Bez adresu i zgody nie można otrzymywać newslettera, ale nadal można zgłosić udział. Brak zgody na indywidualny wizerunek nie wyklucza uczestnictwa. Nie wymagamy zgody na nieokreślone przyszłe cele.

13 Twoje prawa i sposób ich realizacji

13.1. Możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełnienia danych, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Każde prawo przysługuje na warunkach RODO. Usunięcie może nie obejmować dokumentów, które nadal musimy zachować z obowiązku prawnego lub dla niezbędnych roszczeń.

13.2. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie albo umowie i odbywa się automatycznie, prawo do przenoszenia obejmuje dane dostarczone przez Ciebie w zakresie art. 20 RODO. Możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub zażądać przekazania innemu administratorowi, gdy jest to technicznie możliwe.

13.3. Zgodę można wycofać w każdej chwili równie łatwo jak ją wyrażono, bez opłaty i bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Wycofanie newslettera działa na zasadach rozdziału 4; inne zgody można wycofać przez kontakt ze Stowarzyszeniem.

13.4. Przy przetwarzaniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Przestajemy wtedy przetwarzać dane, chyba że wykażemy wymagane prawem nadrzędne podstawy albo podstawy związane z roszczeniami. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego powoduje zakończenie przetwarzania w tym celu, bez potrzeby wykazywania szczególnej sytuacji.

13.5. Wniosek można skierować na torpedoevent@gmail.com lub adres siedziby. Podaj informacje pozwalające znaleźć dane, na przykład adres wykorzystany do zapisu, wydarzenie i rodzaj żądania. Przy uzasadnionej wątpliwości co do tożsamości możemy poprosić o proporcjonalne dodatkowe informacje; nie wymagamy automatycznie kopii dowodu osobistego.

13.6. O podjętych działaniach informujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Przy sprawie złożonej lub wielu żądaniach termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i powodach informujemy w pierwszym miesiącu. Odmowę uzasadniamy i wskazujemy dalsze możliwości działania.

13.7. Co do zasady prawa realizujemy bezpłatnie. Przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych możliwa jest uzasadniona opłata lub odmowa na zasadach art. 12 ust. 5 RODO, z wykazaniem przesłanek przez Administratora. Pierwsza kopia danych jest bezpłatna; za dalsze kopie możemy pobrać rozsądną opłatę wynikającą z kosztów administracyjnych, zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO.

13.8. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Aktualne sposoby wniesienia skargi opisuje https://uodo.gov.pl. Wcześniejszy kontakt ze Stowarzyszeniem może pomóc rozwiązać sprawę, ale nie jest warunkiem wniesienia skargi.

14 Cookies i narzędzia internetowe

14.1. Cookies i podobne technologie opisuje osobna Polityka cookies, uwzględniająca narzędzia rzeczywiście działające w serwisie, ich cele, dostawców i okresy przechowywania. Nie należy utożsamiać zgody na newsletter ze zgodą na cookies ani z akceptacją regulaminu.

14.2. Technologie niezbędne do transmisji lub usługi żądanej przez użytkownika mogą korzystać z wyjątku określonego w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Technologie opcjonalne wymagające zgody są uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu. Samo dalsze przeglądanie strony lub zamknięcie komunikatu nie stanowią takiej zgody.

14.3. Jeżeli udostępniamy narzędzia analityczne, reklamowe, osadzone filmy, mapy lub moduły społecznościowe, informacja o właściwym narzędziu określa zakres przekazywanych danych i zasady jego uruchomienia. Sam odnośnik do zewnętrznej strony jest odróżniany od elementu, który już podczas wyświetlania przekazuje dane jej operatorowi.

14.4. Ustawieniami zgód można zarządzać przez mechanizm udostępniony w serwisie, a cookies także w przeglądarce. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. Usunięcie cookies w przeglądarce nie wypisuje samo w sobie z newslettera ani nie usuwa danych zgłoszenia.

15 Automatyzacja i ochrona danych

15.1. Automatyczne wiadomości, potwierdzenie płatności lub zmiany statusu pomagają obsługiwać zgłoszenia. Stowarzyszenie nie wykorzystuje danych do podejmowania wyłącznie automatycznych decyzji opartych na profilowaniu, które wywołują wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotnie na nią wpływają. Problem ze statusem lub przyjęciem zgłoszenia można skierować do osoby obsługującej zapisy.

15.2. Newsletter nie służy tworzeniu profili zdrowotnych ani ocenie sytuacji osobistej uczestników. Ewentualne rozszerzenie przetwarzania o profilowanie wymaga wcześniejszej informacji obejmującej jego rzeczywisty cel, podstawę i skutki oraz zapewnienia praw wymaganych przez RODO.

15.3. Dobieramy środki ochrony do rodzaju danych i ryzyka. Obejmują one ograniczenie dostępu do upoważnionych osób, ochronę kont i połączeń, aktualizację systemów, poufność oraz współpracę z dostawcami spełniającymi właściwe wymagania. Nie udostępniamy pełnej bazy przez publiczną listę ani wiadomość z widocznymi adresami wszystkich odbiorców.

15.4. Podejrzenie niewłaściwego użycia danych, błędnego odbiorcy wiadomości lub ujawnienia zgłoszenia można zgłosić Administratorowi. W przypadku naruszenia podejmujemy działania wymagane przez RODO, w tym zawiadomienie właściwego organu i osób, których dane dotyczą, jeżeli zachodzą przesłanki ustawowe.

16 Aktualizacja Polityki

16.1. Politykę udostępniamy bezpłatnie na torpedoevent.pl i na żądanie przesyłamy jej treść. Wersja 1.0 została opracowana 9 października 2026 r. Datę rozpoczęcia stosowania wskazujemy przy publikacji.

16.2. Aktualizacja może wynikać ze zmiany przepisów, danych kontaktowych, sposobu obsługi zapisów, dostępnych usług lub dostawców. Publikujemy nową wersję z datą jej stosowania, a o istotnej zmianie dotyczącej trwającego przetwarzania informujemy w odpowiedni sposób.

16.3. Zmiana dokumentu nie nadaje wstecz nowej podstawy prawnej, nie poszerza automatycznie wcześniejszej zgody i nie zapisuje uczestników do newslettera. Przed nowym celem przekazujemy wymaganą informację, a gdy jest potrzebna zgoda, uzyskujemy ją przed rozpoczęciem czynności.